Les Cent Premiers Jours de Mme MARESCOT à la Haute Direction de l'Institution

Les Cent Premiers Jours de Mme MARESCOT à la Haute Direction de l'Institution I. Mise en contexte de la prise de fonction du nouveau Directeur Général Dès son arrivée, le Directeur Général s’est trouvé face à la nécessité deprendre des décisions  urgentes. Il s’agissait notamment de l’ajustement salarial et de certaines mesures conservatoires. A. Un personnel en attente d’un ajustement salarial.- La nouvelle Administration installée

à la tête de l’ONA le 13 février 2023 a hérité d’un dossier  d’ajustement de salaires en phase de gestation laissé par l’administration sortante. En effet, au  moment d’exécuter le payroll du mois de février 2023, la Direction des Ressources Humaines  avait porté à la connaissance de  la Direction Générale que les nouveaux salaires devraient être  effectifs à partir du mois de février. Par ailleurs, l’érosion du pouvoir d’achat liée aux salaires en raison du taux élevé d’inflation  demeure une préoccupation générale. Interpellé par cet état de fait, le nouveau Directeur Général  a choisi de prendre un peu de recul en confiant le dossier à la réflexion et au verdict d’un comité  ad hoc de cinq (5) personnes choisies parmi les membres du Conseil de Direction (17 personnes )  convoquées à cet effet. Le Comité a travaillé pendant deux semaines et a émis un rapport dans  lequel il a soutenu et recommandé l’ajustement des salaires et de la rente mensuelle des  pensionnés, sur la base de la hausse du coût de la vie qui résulte de l’accélération de l’inflation et  de la dépréciation, par ricochet, de la gourde. Selon ce rapport, des taux progressifs devraient être  appliqués en fonction de la catégorie des postes et de la séniorité des titulaires. Les taux à  appliquer devraient varier dans une fourchette établie. C’est dans ce contexte que la nouvelle  administration a posé ses premiers actes en prenant trois décisions majeures : 1. Ajustement salarial des employés effectif à partir du 1 er mars 2023. 2. Relèvement de la rente mensuelle minimum des pensionnés passant de trois mille trois  cent soixante gourdes (HTG 3,360,00) à cinq mille gourdes (HTG 5,000,00). 3. Indexation de toutes les pensions. B. Une Institution face à des mesures conservatoires. - Suite au changement de leadership qui s’est produit au sein de la Direction Générale de l’ONA, des  mesures conservatoires ont été prises par les autorités compétentes sur les comptes bancaires  de l’Institution, en raison du changement de signatures au niveau des comptes sur lesquels des  chèques ont été tirés. En conséquence, des chèques émis par l’administration sortante ont été  retournés pour être réémis, le cas échéant. En outre, la nouvelle administration a trouvé en place  un lot de chèques signés, mais non encore distribués. Ainsi, il lui importait de statuer urgemment  sur les conséquences de ces mesures, en vue d’assurer la continuité des opérations de  l’Institution. Il s’agissait pour la Direction Générale de se prémunir contre les risques d’opération  qui résultaient d’une telle situation. Aussi a-t-il été décidé de confier à la Direction de l’Audit Interne de l’Institution, une mission d’assurance qui consistait à évaluer les dossiers relatifs aux chèques annulés et à y émettre un avis technique indépendant. Entretemps, d’autres chèques  continuaient à être retournés. Les commissionnaires ont produit leur rapport au mois de mars 2023 avec les recommandations appropriées. Il a été dénombré trois cent quarante-six (346)  dossiers de : 1. Prêts sur cotisations; 2. Prêts sur salaires; 3. Prêts ONA-POLIS; 4. Restitutions de cotisations ; 5. Pensions ; 6. Payroll de certains employés ; 7. Dépenses de fonctionnement. La durée du processus de traitement de ces dossiers et la mise en œuvre des recommandations  semblent avoir été à l’origine de quelques remous qui ont perturbé, par moments, l’atmosphère de  travail. II. L’état des lieux Dans le cadre du changement dont il est question, la Directrice Générale et son équipe se sont  attelées à une évaluation de l’existant en vue de la préparation d’un plan d’action. L’approche  utilisée est axée sur la participation du personnel en poste, la revue des livres ou registres  existants, et la corroboration des informations obtenues par des entretiens structurés. Le rapport  qui en résulte a été présenté à la Primature le 30 mars 2023 et porte sur les points suivants :  La situation de trésorerie de l’institution ;  La situation des comptes d’investissement ;  Le portefeuille de prêts ;  Le patrimoine tangible (actifs mobiliers et immobiliers) ;  Les obligations et la couverture actuarielle ;  La planification financière : le budget courant ;  Le système de gestion et les services aux pensionnés. III. Le diagnostic organisationnel et plan d’actions.-   Un diagnostic organisationnel des sous-systèmes de gestion de l’ONA a été demandé en  complémentarité de l’état des lieux présenté à la Primature le 30 mars 2023. L’idée était  d’identifier les problèmes d’ordre structurel et opérationnel en vue de préparer un plan d’action  pour mieux les adresser. La même approche participative a été utilisée avec l’implication des  responsables de Direction, d’Unités et des Membres du Cabinet. A cet effet, un formulaire  d’évaluation a été élaboré, distribué, rempli, collecté et traité. Les constats relevés au cours du  processus ainsi que les mesures correctrices envisagées font l’objet d’un document disponible à la  Direction Générale et présenté à la Primature le 1 er juin 2023. IV. La nouvelle Administration en actes.- Avec le changement de Direction, il fallait normaliser le fonctionnement de l’Institution en  s’assurant de mettre l’accent sur de nouvelles bases. A. Sur le plan Administratif      1. Audit du payroll L’une des premières mesures administratives adoptées par la nouvelle Administration a été de  suspendre, à des fins de contrôle, le virement bancaire sur les comptes des employés et de  procéder pour les mois de mars et d’avril 2023, au payroll de tous les employés par l’émission de  chèques individuels. Il a été demandé à chacun des employés de se présenter en personne pour  récupérer son chèque. Il est à noter qu’aucun mandat n’a été pris en compte. La mission de  remise des chèques a été confiée à la Direction d’Audit Interne. Les premiers résultats obtenus  révèlent qu’un certain nombre d’employés ne se sont pas présentés à leur poste et ce, sans motif. Le payroll de l’Institution a été subséquemment allégé des chèques ainsi non réclamés.      2. Mouvements du personnel La nouvelle administration, voulant insuffler un nouveau dynamisme au fonctionnement de  l’Institution, a dû opérer quelques changements et affectations au niveau de certaines Directions,  en veillant à ne pas ébranler la structure déjà bien fragile. Le message de la Directrice Générale  était un appel à la collaboration de tous, pour le bien-être de l’Institution. Ce qui justifie qu’il  n’ait pas eu de grands changements de personnels au sein de l’Institution depuis son arrivée. Pour  le peu de changement effectué, il l’a été avec le personnel disponible.      3. Création d’une Commission chargée de vérifier la conformité des nominations effectuées en 2021, 2022 et jusqu’au 13 février 2023.- La nouvelle administration hérite d’un personnel pléthorique, dont certains membres n’ont pas  été régulièrement nommés. En effet, le 11 janvier 2022, le Premier Ministre a écrit au Ministre  des Affaires Sociales et du Travail pour lui signifier l’interdiction momentanée, faite au Directeur Général de l’Office National d’Assurance-Vieillesse (ONA), d’effectuer une quelconque  nomination ou promotion, d’octroyer des subventions ou de nouveaux prêts, en attendant la réalisation d’un audit sur le fonctionnement de cet Organisme. Le ministre des Affaires Sociales et du Travail a transmis les instructions du Premier Ministre au Directeur Général de l’ONA par  lettre en date du 20 janvier 2022. La nouvelle Direction Générale se voit obligée de vérifier la  conformité des nominations qui ont été effectuées en 2022 et tester la cohérence avec le payroll  de celles qui sont datées de 2021. Aussi, en vue d’adresser cette situation, la Direction Générale a  décidé de créer une Commission dont le mandat est d’enquêter sur la conformité des nominations  effectuées en 2021, 2022 et jusqu’au 13 février 2023.   4. Mission d’assurance sur les dettes d’exploitation de l’Institution.- La nouvelle Administration de l’ONA a trouvé des dettes d’exploitation énormes sur lesquelles  elle doit prendre une décision. Aussi la Direction Générale a-t-elle instruit : a.  La Direction Financière et la Direction Administrative de lui communiquer un rapport  détaillé sur les dettes d’exploitation de l’Institution au 25 avril 2023. b. La Direction de l’Audit Interne de mener une mission d’assurance qui consiste à se  prononcer en toute indépendance et avec objectivité sur : - La pertinence et les motifs pour lesquels ces dépenses sont restées impayées ; - L’existence des justificatifs requis et / ou pertinents en support de ces dépenses. B. Sur le plan financier 1. La Direction Générale a passé des instructions à la Direction Financière et au Service de  Trésorerie en particulier, les informant que le Service de Trésorerie de l’Institution n’est  plus autorisé à échanger des chèques à partir des ressources liquides collectées pour les  dépôts en banque. 2. La Direction Générale a également requis de la Direction de l’Audit Interne la conduite  d’une mission d’assurance au niveau du Service de la Trésorerie dans le but d’évaluer la  gestion des fonds dont ce Service assure la gestion. 3. Dans le but d’exercer un contrôle régulier des transactions journalières sur les rentrées de  fonds au niveau des annexes des bureaux communaux, les responsables desdits bureaux et  annexes ont été instruits des mesures suivantes à appliquer dans de le cadre des rapports  sur l’état des recettes à communiquer à la Direction des Opérations et Réseau (DOR) :  La scannérisation quotidienne de toutes les pièces justificatives des rentrées de  fonds et leur acheminement à la DOR via WhatsApp ou l’adresse mail :  This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.;  L’accomplissement de cette opération impérativement chaque jour, au plus tard à  3h p.m avant la fermeture de la journée;  La scannérisation et l’acheminement obligatoire des fiche de dépôt des recettes, à la DOR le lendemain matin, afin de compléter les opérations. Déjà, la nouvelle Administration constate une légère amélioration de la perception des recettes. Pendant cette période de cent (100) jours, cent cinquante (150) nouveaux assurés ont été  enregistrés dans les livres de l’Institution. C. Sur le plan organisationnel 1. Renforcement de l’Unité de Conservation du Patrimoine de l’ONA La nouvelle Administration s’engage à réaliser l’inventaire du patrimoine tangible de l’Institution  pour en améliorer la gestion. Au regard du décret du 17 Mai 2005 portant organisation de  l’Administration Centrale de l’État, l’Office National d’Assurance-Vieillesse (ONA) s’inscrit  dans la catégorie des organismes autonomes à caractère financier, commercial et industriel. Comme toute Institution financière, l’ONA détient un Patrimoine qui, dans un souci de  transparence, devrait être connu par tous les intéressés. Quelle est la valeur financière de ce Patrimoine? A l’instar des grandes Institutions Financières du monde, peut-on en un clic trouver la réponse  correspondante à cette question? A présent, aucune Direction ou Unité de l’ONA ne peut exprimer avec exactitude la valeur  financière de l’Institution. Et cela vient du manque de coordination entre les différentes structures  chargées de gérer les différents éléments constitutifs du Patrimoine. Aussi a-t-il été décidé de  créer le 3 février 2022 une Unité dénommée « Unité de Conservation du Patrimoine de l’ONA »  pour exercer cette fonction. La nouvelle Administration a jugé utile de lui donner une nouvelle  dénomination qui concorde davantage avec sa mission soit « Unité de Gestion et de Conservation  du Patrimoine tangible de l’ONA ». 2. Création d’une Unité d’Organisation et de Méthode Il a été constaté l’absence d’un manuel de politiques et de procédures et d’un plan stratégique  dégageant une vision sur un horizon donné dans le cadre de l’organisation et du  fonctionnement de l’Office National d’Assurance-Vieillesse (ONA). Il en résulte une carence  de politiques et de procédures, préjudiciable au fonctionnement de l’Institution, qu’il y a lieu de la combler. A cet effet, il a été décidé de former une Unité d’Organisation et de Méthode. La mission de cette Unité est d’effectuer un inventaire des politiques et des procédures  qui existent mais qui n’ont pas été mises en œuvre, des politiques et procédures manquantes,  des pratiques actuelles qui méritent d’être actualisées et formalisées en vue de la mise en  place d’un corpus de règles et de procédures pour guider au quotidien les opérations de  l’Institution.   Dans le cadre de sa mission, l’Unité d’Organisation et de Méthode travaille avec toutes  les entités organiques composant la structure organisationnelle de l’ONA dans l’élaboration  des politiques et procédures visant à assurer la cohésion de la structure organisationnelle, à  garantir la performance, l’efficacité et l’efficience de l’Institution, à promouvoir une culture  de responsabilité, de résultats et de saine gestion en conformité avec la vision de la Direction  Générale. En attendant que soient prévues les provisions budgétaires nécessaires au fonctionnement de cette Unité, il est mis en place une Cellule d’Organisation et de Méthode  ad hoc composée uniquement de Membres du Cabinet. 3. La réactivation du Conseil de Direction et du Comité de gestion des risques Cette décision a été prise pour permettre à ces deux (2) structures collectives de jouer  pleinement leur rôle dans la gouvernance de l’Institution conformément à ses règlements  internes. V. Démarches en cours auprès des débiteurs de l’ONA en vue du recouvrement de sa créance.- 1. Dette de l’Etat vis-à-vis de l’ONA La nouvelle Administration, dans le cadre de la préparation d’un plan d’action en vue d’adresser  les problèmes structurels et opérationnels de l’ONA, a réalisé un état des lieux au 15 mars 2023. Le rapport de l’état des lieux a été présenté à la Primature le 30 mars 2023.  L’un des constats du rapport est une dette de l’Etat envers l’ONA, dont une bonne partie remonte  aux années 1980 et 2000. En vue d’adresser cette situation, la Direction Générale a décidé de créer une Commission dont le  mandat est d’effectuer les recherches sur la documentation existante sur les dettes des Institutions  de l’Etat et de produire un rapport qui puisse lui permettre de discuter avec le Ministère de  l’Economie et des Finances des modalités et d’un calendrier de leur remboursement. 2. Dettes des clients de l’ONA La nouvelle Administration met définitivement le cap sur le recouvrement de toutes les créances  de l’ONA sur l’Etat. Sur instructions de la Direction Générale, les services concernés de  l’Institution lui ont présenté un tableau détaillé de tous les prêts accordés et de ses prises de participation dans le secteur privé.   La Direction Générale est déjà en contact avec certains débiteurs de l’ONA pour leur demander  de respecter leurs engagements en vue de s’acquitter régulièrement de leurs dettes. VI. Contrat / ONA-POLIS.- Il s’agit d’un contrat de partenariat entre l’Office National d’Assurance-Vieillesse (ONA) et la  Police Nationale d’Haïti (PNH), avec une implication du Ministère de l’Economie et des  Finances (MEF). Les opérations d’inscription et d’affiliations des policiers intéressés à participer au programme  visé par ledit partenariat se sont déroulées dans les locaux de la Police Nationale d’Haïti durant  les deux premières semaines du mois de mai 2023. VII. Dialogue Social. - La Direction Générale de l’ONA, a tenu une rencontre avec le Syndicat de l’Institution, au cours  de laquelle ont été abordés plusieurs points relatifs à son fonctionnement. L’accent a été, entre  autres, mis sur la nécessité d’améliorer les conditions de travail des employés. Sur cette veine, la Direction Générale s’engage à maintenir ce dialogue tant avec le syndicat que tous autres groupes  d’intérêt commun. VIII. Visites de travail.- La Directrice Générale s’est rendue en visites de travail dans cinq (5) bureaux communaux : - Bureau Communal des Cayes : 1er Mai 2023, Département du Sud ; - Bureaux Communaux de Ouanaminthe, Fort Liberté, Trou du Nord : Département du  Nord-Est, le 17 mai 2023 ; - Bureau communal du Cap Haïtien : Département du Nord, le 19 Mai 2023. IX. Activités événementielles.- Participation de l’ONA aux côtés de son Ministère de tutelle, du Ministère de l’Agriculture, des  Ressources Naturelles et du Développement Rural, aux activités commémoratives de la fête de  l’Agriculture et du Travail déroulées aux Cayes, dans le Département du Sud, le 1 er mai 2023. X. Coopération internationale.- Dans le cadre du projet d’appui de l’Organisation Internationale du Travail (OIT) à l’Office  National d’Assurance-Vieillesse (ONA), la Direction Générale de l’Institution a organisé une  réunion de travail avec son Coordonnateur résident en Haïti, Monsieur Ariel Pino, au cours de  laquelle il a présenté les activités prioritaires retenues par l’OIT pour son appui à l’ONA, telles : - Révision de l'évaluation actuarielle au mois de septembre de 2019 conduite par  l’ONA ; - Révision de l'avant-projet de loi organique élaboré par l’ONA vis-à-vis des  Conventions de l’OIT et des bonnes pratiques (en lien avec la réforme du système de  sécurité sociale) ;  - Révision de la gouvernance et du cadre opérationnel de l’ONA (en lien avec la  réforme du système de sécurité sociale).

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L'Office National d'Assurance-Vieillesse (ONA) est un organisme autonome, d'utilité publique fonctionnant sous la haute supervision du Ministère des Affaires Sociales et du Travail (MAST) et ayant une personnalité juridique propre.

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